Protokoll fört vid Årsmöte den 3 maj 2014

Tid:                      2014-05-03, kl. 10.00

Plats:                   Klubbstugan

 

Deltagare:            Enligt separat närvarolista som biläggs protokolle

                       

§ 1     Mötets öppnande

 Föreningens ordförande Hans Lööf förklarar årsmötet öppnat.

      

§ 2 Val av ordförande för årsmötet

 Karin Lindström (lott 30) väljs som ordförande för årsmötet.

      

 § 3 Val av sekreterare för årsmötet

 Ewa-Britt Norén (lott 62) väljs som sekreterare för årsmötet.

      

§ 4     Val av två justerare, tillika rösträknare

 Lennart Nyberg (lott nr 53) och Ulla-Britt Jedeblad (lott nr 57) väljs att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. Lennart Nyberg och Ulla-Britt Jedeblad väljs även som rösträknare.

      

§ 5     Fastställande av dagordning 

Dagordningen fastställs med nedanstående tillägg. Övrig fråga – Öppen Trädgård 2014

      

§ 6     Fråga om kallelse har skett i behörig ordning

Årsmötet finner att kallelse har skett i behörig ordning.

      

§ 7     Upprättande förteckning av närvarande medlemmar 

Årsmötet beslutar att dagens närvarolista gäller som förteckning. Listan biläggs protokollet. 

      

§ 8     Upprättande av röstlängd

Årsmötet beslutar att närvarolistan gäller som röstlängd.

      

§ 9     Parentation

Årsmötet håller parentation över de medlemmar som har lämnat oss under året

– Pelle Nordlander, Kurt Sundberg, Karl Erik Hedberg, Anna-Britt Sörlander och Sten Näslund.

      

§ 10 Presentation av nya medlemmar

Evy Svedin, lott nr 54, Sylvia Selander, lott nr 28 och Eva-Marie Cedergren, lott nr 10 hälsas välkomna till föreningen.

      

§ 11 Styrelsens verksamhetsberättelse för föreningen 2013

Styrelsens verksamhetsberättelse är utsänd i samband med kallelse till årsmötet. 

Verksamhetsberättelsen godkänns och läggs till handlingarna.

      

§ 12 Fastställande av resultat- och balansräkning

Resultat- och balansräkning är utsänd i samband med kallelse till årsmötet. Kassören konstaterar att resultatet ligger i paritet mot 2013 års budget, förutom att alltför många föreningsavgifter inte har betalats in i tid (per den 31 december 2013). Det innebär att de avgifter som skulle ha redovisats för år 2013 kommer på år 2014. Bättre betalningsmoral mot föreningen anbefalls. 

Påminns också om att medlemmarna snarast anmäler förändring av adress eller övriga kontaktuppgifter till kassören. Det går att göra via hemsidan www.saterkoloniforening.seeller till Birgitta Björklund per telefon  12 66 69/070-586 24 84. Adresslista cirkuleras för revidering. 

Årsmötet fastställer 2013 års resultat- och balansräkning och lägger den till handlingarna.

      

§ 13 Revisorernas berättelse

 Föreningens revisor Lennart Nyberg föredrar revisionsberättelsen (biläggs protokollet). Räkenskaper och protokoll är granskade och räkenskaper och handlingar i övrigt är i god ordning. Revisorerna föreslår ansvarsfrihet för styrelsen.

 Årsmötet godkänner och lägger revisionsberättelsen till handlingarna.

      

§ 14 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen

Årsmötet beslutar enligt revisorernas förslag och beviljar styrelsen ansvarsfrihet för år 2013.

      

§ 15 Verksamhetsberättelse från Festkommittén 2013

Festkommitténs verksamhetsberättelse föredrogs redan vid höstmötet 2013 och finns i pärm i klubbstugan för de intresserade.

 Årsmötet godkänner festkommitténs verksamhetsberättelse och lägger den till handlingarna.

      

§ 16 Festkommitténs verksamhet 2014

Styrelsen fick vid höstmötet uppdraget att sammanställa en enkät till medlemmarna om aktiviteter för föreningen. Enkäten lämnas ut vid årsmötet och ska återlämnas till förslagslådan senast vid städdagen den 24 maj. Styrelsen kommer då att sammanställa enkäten och presentera resultatet.

 Årsmötet förklarar sig nöjd med denna hantering.

      

§ 17 Val av ordförande och kassör för festkommittén 2014

Christina Björklund (lott nr 4) utses av årsmötet till ordförande och sammankallande för 2014 års festkommitté. Kommittén konstituerar sig själv och utser kassör. Kommittén meddelar resultatet till styrelsen.

      

§ 18 Styrelsearvoden/ersättningar för 2014

Styrelsen föreslår oförändrade arvoden för 2014, då föreningen på grund av extra utdebiteringar med anledning av vattenanslutningen har haft ansträngd ekonomi.

 Vid årsmötet framkommer förslag att höja arvodena med 10 % för 2015, då förslagsställaren menar att styrelsen avsätter ansenlig tid för uppdraget och att höjningen är rimlig. Nuvarande nivåer har varit desamma under mycket lång tid.  

Årsmötet beslutar att arvoden och ersättningar ligger kvar på samma nivå som tidigare för år 2014, samt beslutar att ta upp ovanstående förslag för 2015.

      

§ 19 Förenings- och bygglovsavgifter

 Styrelsen föreslår oförändrade förenings- och bygglovsavgifter för 2014, då föreningen på grund av extra utdebiteringar med anledning av vattenanslutningen har haft ansträngd ekonomi. En höjning av föreningsavgiften aviseras dock inför år 2015, då föreningen behöver konsolidera ekonomin för en framtida utveckling av området och kommande underhåll av de gemensamma anläggningarna.

Årsmötet beslutar att förenings- och bygglovsavgifterna är oförändrade för år 2014, samt att en höjning tas i beaktande för år 2015.

      

§ 20 Förslag till kostnadsbudget för 2014

Kassören föredrar den föreslagna budgeten för år 2014. Inga större kostnader, förutom grävningen till vattenanslutningspunkten, är planerade.

 Förbundsavgiften har höjts till 22 290 kr för år 2014. 

 Årsmötet fastställer budgeten för år 2014 enligt förslaget.

      

§ 21 Val av kassör för två (2) år

 Årsmötet väljer Birgitta Björklund (lott nr 11) till kassör för två år.

 

§ 22 Val av en (1) styrelseledamot för två (2) år

Årsmötet väljer Christina Björklund (lott nr 4) som ledamot för två år. 

      

§ 23 Val av tre (3) styrelseledamöter för ett (1) år

Årsmötet väljer Laila Carlsén (lott nr 75), Ulla Holmstedt (lott nr 32) och Ewa-Britt Norén (lott nr 62) som ledamöter för ett år.

 

§ 24 Val av en (1) styrelsesuppleant för ett (1) år 

Årsmötet väljer Yvonne Nordkvist (lott nr 43) som suppleant för ett år.

      

§ 25 Val av valberedning, varav en (1) sammankallande

Årsmötet väljer Ulla Hansson (lott nr 20) och Anette Gradin (lott nr 74) som valberedning. Ulla Hansson är sammankallande. 

      

§ 26 Val av revisor och revisorssuppleant

Årsmötet väljer Lennart Nyberg (lott nr 53) som revisor och Inga-Lill Eriksson (lott nr 3) som revisorssuppleant.

      

§ 27 Val av åtgärdsansvariga

Boulebanan                            Bo Sköldh

Bygg och underhåll               Alf Nordqvist

Eldning                                    Frågan överlämnas till styrelsen för beslut

Kompost                                  Kurt Isakas

Fika på städdagarna             Birgitta Stenberg, Margit Nyberg, Yvonne Öjerhult         

Försäljning av sand m.m. inköp till toapapper,städning

                                                   Evy Sjödin

Flaggning                                Ewa-Britt Norén

Rabatter och urnor                Britt-Marie Isakas, Eva Lööf, Marianne Henriksson

Redskapsboden                   Uthyrning av redskap läggs ned enligt beslut. Vid behov hyrs                                                              redskap till städdagarna.                                           

                                                 Rolf Norén ansvarar för föreningens redskapsbod

Klubbstugan – städ,             Lista sätts upp där man kan anmäla sig inventarier, rengöring                                                             av möbler  m.m. ansvarar för att städning blir gjord                                                                                 Maj-Britt Gärdegran och Rolf Henriksson

Vatten & Avlopp                   Rune Johansso

Tanktömning                        Lennart Nilsson, Rolf Norén till dess att avloppet är anslutet

Gräsklippning                      Tony Fredriksson ansvarig, Max Hansson (lott nr 38), Per-Arne                                                            Hedström (lott nr 48) två , Lennart Nyberg (lott nr 53), Mats Jonsson                                                    (lott nr 33), Ewa-Britt Norén (lott nr 62), Tony Fredriksson (lott nr 45)

      

§ 28 Inkomna motioner samt styrelsens förslag till beslut

Inga-Lill Eriksson (lott nr 3) föredrar sin motion om större öppenhet kring deltagandet i städdagarna. 

Följande gäller vid städdagarna:

Medlemmarna anmäler sig hos kassören vid kontoret (vid klubbstugan). När städdagen är slut ”skriver man ut sig” på samma lista vid kontoret. Listorna kommer att sättas i pärm för information från styrelsen, tillika med styrelseprotokollen. Den förvaras i klubbstugan, tillgänglig för den intresserade.

Årsmötet och motionären förklarar sig nöjda med arrangemanget.

      

§ 29 Anslutning till VA-systemet

Den 1 mars 2015 ska grävningen från anslutningspunkten vara genomförd. Bredband till klubbstugan kommer att läggas ner samtidigt. 

      

§ 30 Extra utdebitering

Årsmötet beslutar att styrelsen kan skicka ut en extra utdebitering om ca 1 500 kr/lott när grävningen är genomförd.

      

§ 31 Beslut om nya stadgar

Vid årsmötet 2013 utsåg årsmötet Inga-Lill Eriksson och Karin Lindström som sina representanter i den stadgegrupp som tillsattes för att revidera stadgarna från 1980. Styrelsen utsåg Ewa-Britt Norén som sin representant.

Förslaget lämnades till höstmötet 2013 och möjlighet för medlemmarna att inkomma med synpunkter. Inga synpunkter skickades in till gruppen. 

Stadgarna ska antas av två årsmöten.

Årsmötet 2014 beslutar enhälligt att anta de nya stadgarna, daterade  2013-09-03

      

§ 32 Revidering av ordningsgregler

I samband med revideringen av stadgarna såg stadgegruppen även över föreningens ordningsregler. Dessa presenterades vid höstmötet 2013 och inga synpunkter har inkommit.

Årsmötet beslutar enhälligt att anta de nya ordningsreglerna enligt förslaget, daterade 2013-09-03.

      

§ 33 Gemensamhetsanläggningen

Medlemmarna vid årsmötet uppmärksammas på grundtankarna och

filosofin med en koloniträdgård. I konceptet ingår att medlemmarna i föreningen tar gemensamt ansvar för utveckling och underhåll av anläggningen och skötseln av de gemensamma ytorna. Det är därför viktigt att alla medlemmar känner ett ansvar för att bidra.

      

§ 34 Övriga frågor

-  Öppen Trädgård 29 juni 2014

Styrelsen får uppdraget att undersöka förutsättningarna att delta

-  Sundsvalls Trädgårdsodlarförening

Sundsvalls Trädgårdsodlarförening har aviserat ett besök hos oss i mitten av juli

      

§ 35 Avtackning

Årsmötet uppdrar till styrelsen att avtacka Kitty Sahlén.

Ordförande tackar styrelsen, å medlemmarnas vägnar, för 2013 års arbete för föreningen. 

      

§ 36 Avslutning

Ordföranden tackar de närvarande för visat intresse och avslutar därmed årsmötet.

 

Vid protokollet Ewa-Britt Norén, Sekreterare

     

Justeras

Karin Lindström, Ordförande

Lennart Nyberg, Justerare

Ulla-Britt Jedeblad, Justerare